SISTEM
KEARSIPAN
A. PENGERTIAN ARSIP
Reuters Pic3Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen,
atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan,
masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah
segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas
maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat
lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun
1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari
kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat,
kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk
bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang
sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal,
kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan
atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan
utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip adalah:
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia
sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut
Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional
di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat
dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota
Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip
tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan,
fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat
arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu
organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan
disimpan ditempat yang luas dan terpusat.
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak
dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya
berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya
hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi
Financial record
Inventori record
Personal record
Sales record
Production record
2. Menurut bentuk wujudnya
Surat
Naskah perjanjian
Akta pendirian perusahaan
Notulen rapat
Laporan-laporan
Kuitansi dll
3. Menurut kegunaannya
Record yang mempunyai guna informatif
Record yang mempunyai guna yuridis
Record yang mempunyai guna ilmiah
Record yang mempunyai guna historis
4. Menurut sifat atau kepentingannya
Record non esensual
Record yang diperlukan
Record yang penting
Record vital
C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971
dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang
telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan
teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip
dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan
terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario
suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif
yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi
penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a.
Menurut Milton
Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan
keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan
sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan
penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna
arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :
Nilai guna administrasi
Nilai guna hukum
Nilai guna keuangan
Nilai guna ilmiah dan teknologi
2. Nilai Guna sekunder meliputi :
Nilai guna kebuktian
Nilai guna informasional
Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa
nilai guna arsip yaitu :
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan
D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan
untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip
Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara
vertikal
Lateral filling cabinet
2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa
sandaran
3. Map arsip (folder)
E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan
penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan,
sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu
kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling
System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system
)
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling
system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling
system)
Kearsipan Sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang,
organisasi / kantor.
Kearsipan
sistem subjek
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan
dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah
Kearsipan Sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan
judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan
dsb.
Kearsipan
Sistem Nomor
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi
persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit
yang bersangkutan.
Kearsipan
Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan
waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal.
Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan
Januari, tahun 1990. Atau sebaliknya.
900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26
0 komentar:
Posting Komentar